各院系负责确保所有被大学聘用的学生(包括美国学生和英国学生.S. citizens and international students) are enrolled at 最靠谱的网赌软件 for the required number of credit hours and that 所有 required forms are completed, 批准, 经E-1S加工 之前 学生被授权开始工作. 大学政策要求所有招聘文件由招聘部门完成, 批准, 并在学生开始学习之前进行处理.
The E-1S form for 新 研究生助理s must be submitted to the appropriate associate dean with sufficient lead time to 所有ow for processing and transmittal to the E-1S Processing office.
重要提醒- Students are 所有owed to be hired as hourly wage employees; however, 他们不能被雇佣为小时工资雇员和学生雇员(学生小时), 工作研究, 助学金, 或者研究生助理).
工资用途的财政年度- 虽然大学的财政年度从7月1日到6月30日, 工资和学生小时工的财政年度将于6月15日结束, and the timesheets for the final pay period of the fiscal year are always due on June 15 (by 11:59pm) or the date on the WTE Submission Schedule if June 15 f所有s on a weekend. 仅供参考, 研究生教学(4022/4122), 研究生助理研究(4023/4123), 研究生行政助理(4023/4123)按全职工资表支付.
最长受雇时数
- 学生小时工 (4025、4028、4029)一般工作 每周不超过20小时. 在秋季和春季学期，国际学生每周最多可以在校园内工作20个小时. Any questions concerning the 20-hour per week maximum can be directed to the 工资 Manager or the Supervisor for Compliance and Student 就业.
- 研究生助教 (4022, 4122, 4023, 4123) may be employed for a maximum of 20 hours per week and are not permitted to accept additional on-campus employment during the period of their assistantship.
学生入职培训
政策 & 需求
- 美国本科生.S. 受雇的公民每学期必须注册至少6个学分.
注意:低于要求的最低学分的学生将从他们的工资中扣缴FICA税款. FICA taxes will be charged to your budget for those students employed in 4025 if the student drops below 6 credit hours in the F所有 and 春天 semesters and if the student is not registered for 6 credit hours in the Summer semester. 如果学生退学或不再上课，请通知E-1S处理.
- 研究生助理是美国的.S. 公民必须参加 和完整的 所要求的最低 研究生 学时，在 入学要求 图表, 其任用的每一个学期都应符合国家拨款规定的全职身份.
- T在这里 are two main categories of enrollment requirements for 研究生助理s - 研究生 teaching assistants/研究生助理 administrative and 研究生助理 research. S5资助的研究生助理的地址也如下.
- 研究生 teaching assistants and 研究生助理 administratives are required to be enrolled each f所有 and spring semester of their appointment and must register for 和完整的 a minimum of nine hours of 研究生 course work per semester and three hours in the summer.
- 研究生 assistant research are required to be enrolled each f所有 and spring semester of their appointment and must register for 和完整的 a minimum of six hours of 研究生 course work per semester and three hours in the summer.
- 出于行政目的，研究生助理研究将从非S5基金中支付.
- S5基金-必须注册并完成9 研究生 秋季和春季学时，夏季6学时.
国际学生
Immigration (USCIS) requires that international students be registered as full-time students in the f所有 and spring semesters.
- 为了成为一名学生工， 国际学生必须注册 至少是一样的 minimum number of credit hours as a citizen or permanent resident in order to hold a student hourly or 研究生助理 position.
- 各部门应该意识到这一点 所有 international students on non-immigrant visas are required to complete 所有 hiring documentation (except the E-1SU or the E-1SG) in the Visa and Immigration 服务s Advising (VISA) office. VISA还负责对国际学生进行电子验证.
授权的就业
The E-1SU (本科 Student 就业 Data Form) and the E-1SG (研究生 Student 就业 Data Form) are the hiring documents for student workers. 这些表格必须填好, 批准, 并在学生开始工作之前由E-1S处理办公室处理. E-1SU或E-1SG表明就业日期和学生预期收入.
合适的E-1S表格是所有人的雇佣文件 新 没有大学工作经历的学生工，必须填写, 批准, 并由E-1S处理办公室处理 之前 学生可以开始工作并获得报酬. (请注意，勤工俭学学生的E-1SU表格由职业管理中心填写.E-1S表示联系人姓名, 审批人(WTE审批人), 就业日期和学生的预期收入. 除了E-1SU或E-1SG表格外，还必须满足以下附加要求 在学生开始学习之前. All forms must be the most current form - available on the 财务办公室 web site under 教师/工作人员 forms or from the 人力资源 web site under 形式.
额外的需求
除了适当的E-1S表格外，还必须满足以下附加要求 在新学生开始工作之前(所需的表格是人力资源表格下的新员工包的一部分):
- 就业资格证明(I-9) -一些部门代表被授权认证I-9表格 只适用于学生雇员 (需要训练). I-9表格的培训由E-1S处理人员提供. 授权为学生提供I-9表格认证的部门必须使用10月21日的新I-9表格, 2019年(10月31日到期, 2022年-可在人力资源网站上找到). 在此日期之前的版本将不被接受. 部门可能不会为任何其他类型的员工填写I-9.
- NOTE: Be sure to enter the 最靠谱的网赌软件 Address as listed below in the Certification Section on the bottom of Page 2, 第二节!
了解ODU I-9要求和流程，并找到有用的 证明I-9表格时的提醒.
- 子女抚养费披露 -弗吉尼亚联邦法律要求.
- 服兵役义务表 ——联邦法律要求所有新入职的男性员工.
- 社会保障卡复印件 -学校需要记录每个员工的姓名和社会安全号码 完全 就像在个人的社会保障卡上显示的那样. 这张卡必须是 签署 I-9签证或就业签证.
- 双重雇佣利益冲突报告表格 -强制性要求-学生工人雇佣包的一部分.
- 选举产生的官方披露表格 - Required disclosure to determine employment eligibility for non-tenure track positions - part of the hiring package for student workers.
- 政策摘要 -此表格是必需的，涵盖保单1.05 -酒精和其他药物，以及政策.75 -电子通讯和社会媒体的使用.
- 直接存款资料 -在入职日期前，于首次预约时填妥直接存款表格. 所有新员工都需要. 如“直接存入付款”资料不完整, 在收到之前，包将保持未处理状态.
- 注:直接存款更新必须通过Banner自助服务实时进行. 可以找到如何这样做的说明 在这里.
- 纳税申报表 - 今年 联邦(W-4)及州(VA-4)扣缴表格. Submit for initial appointment and when t在这里 are changes in withholding 所有owances for those students subject to withholding. 此外，如果员工要求免缴预扣税，则必须每年提交纳税申报表.
表格有效期届满 & 授权期限
E-1S(包括E-1SU和E-1SG)表格在授权的截止日期到期. Changes to the end date for students subject to Web Time Entry and 研究生助理s must be processed via the EPAF process. 助学金学生的变更必须通过E-1SU表格进行处理. EPAF actions must be completed timely to ensure that timesheets are available for student hourly employees subject to Web Time Entry and that pay continues for 助学金 and 研究生助理s.
通过一次性付款向学生(本科生和研究生)支付服务费用, 部门会使用一次性特别缴款表格(E-1SP). 此表格不可用于奖励或表彰.
所有雇用文件如下所示 新学生雇员所需的雇佣文件 必须收到, 综述了, and verified by the payroll student employment office 之前 any payment can be made via the One-Time Special Payment Form (E-1SP). 完整的说明包含在E-1SP说明中(见上面灰色框的表格和说明).
使用 工资单学生奖励付款表 (链接如下)，以补偿新的和现有的学生雇员(本科生) & (毕业生)领取奖励或奖励认可金 只有. 你必须获得BUD的批准, 迪安, 或项目主任，并在完成后将其交回薪资办公室，开始奖励支付流程.
之前，我们可以创建一个工资单记录的国际学生谁有一个生成的UIN, 所有 employed international students are required to complete employment paperwork in Visa and Immigrations 服务s Advising (VISA) office and apply for a U.S. 社会保障卡和VISA提供的文件. Students who apply for a 新 Social Security Number will then provide the VISA office a receipt from the Social Security 政府 indicating they applied for a Social Security card. 一旦收到他们的卡片, 他们需要将卡的原件带到VISA, VISA将提供一份复印件给工资部.
工资条例要求雇员有一个社会安全号码，以供美国国税局(Internal Revenue 服务s)报告.
- 聘用通知书 (国际学生)-如果你雇佣的是国际学生, you must provide each international student with a 研究生助理ship employment offer letter or student hourly employment offer letter, 以适用者为准, on 官方部门信笺抬头和原始签名. 国际学生须出示《最靠谱的网赌软件》 原始 给签证和移民服务咨询(签证)办公室的工作邀请函.
学生每小时/津贴
| 期 | 日期 |
|---|---|
| 学年 | 8月16日- 5月15日 |
| 秋季学期 | 8月16日- 12月15日 |
| 春天 | 12月16日- 5月15日 |
| 夏天1 | 5月16日- 6月15日 |
| 夏天2 | 6月16日- 8月15日 |
| 每小时学生的财政年度 | 6月16 - 15日 |
研究生助教
| 期 | 日期 |
|---|---|
| 学年 | 8月25日- 6月9日 |
| 秋季学期 | 8月25日- 12月24日 |
| 春天 | 12月25日- 5月9日 |
| 夏天1 | 5月10日- 6月9日 |
| 夏天2 | 6月10日- 8月24日 |
| 研究生助理财政年度 | 6月10日- 6月9日 |
The 图表s contain criteria for determining what type of hiring paperwork is required for employing student hourly wage employees or 研究生助理s. 他们还概述了与学生雇员相关的雇佣期.
受雇为学生，按小时计酬, 包括联邦工作研究, 在夏天, students must have been attending ODU during the spring semester and be pre-registered for the appropriate number of credit hours in the f所有. 如果夏季学期是学生在ODU的第一学期, 在夏季学期，他们可能不会被聘为学生雇员. 从其他机构寻求学位的暑期学校学生 不合格的 去ODU暑期打工.
小时工的学年结束于5月15日，研究生助理的学年结束于6月9日. 请阅读适当的指南，并尽快提交E-1S表格(或完成EPAF行动). 每学年结束时(5月15日)及每财政年度结束时(发薪时为6月10日或6月15日), 所有学生工资单记录在工资单系统上都是无效的.
如果你的部门没有在公布的截止日期前完成适当的行动(提交硬拷贝表格或EPAF), 我们将无法在下次预定的发薪日及时重新激活学生的记录. 请查看相应学生类型的E-1S处理标准，包括每个学期的开始/结束日期.
记住，只有学生 继续 在ODU注册并在秋季预注册的学生可以在夏季学期就业.
毕业的学生
如果学生在5月份毕业，并且没有为即将到来的秋季学期预先注册至少6个学分, 他或她在夏季没有资格获得学生就业. 从其他机构获得学位的暑期学校学生不符合ODU的暑期就业资格. 毕业生毕业后可与人力资源部联系，被聘为小时工.
研究生能被聘为正规的学生时薪雇员吗? 是的, 只要学生在学期内继续注册至少6个学分.
夏季提交截止日期
请查看学生雇员(研究生助理)类型的指导方针, student hourly/助学金) 和完整的 the appropriate actions via E-1SU/E-1SG or EPAF by the deadline shown on the 工资 schedule to ensure students are paid timely.
- 在每学年结束时(研究生助理6月9日)，所有 研究生助理 工资单记录在工资单系统上是无效的.
If you intend to continue a student hourly or 研究生助理's employment for the entire summer or a 助学金 student for the summer, 请完成以下相应的操作:
- 在6月16日至8月15日期间，完成新的E-1SU
- 完成6月16日至8月15日期间的学生小时工EPAF
- 完成6月10日至8月24日期间研究生助理的EPAF
以下支付行为的学生按小时计费的学生不再需要纸质的E-1S. 以下行动必须使用环境环境评估程序:
- 每小时重新雇用一名学生担任同样的职位
- 每小时在不同的职位重新雇用一名学生(无论是在最初的招聘部门还是在其他部门)
- 率变化
- 终止工作(离职)
- 解雇雇员(离开大学的人)
由4025、4028及 & 4029, 所有支付行为(原始雇佣)都需要使用纸质的E-1S, 延续, 津贴数额的变化, 结束日期的更改, 终止).
院系为研究生助理提交以下具体薪酬行动的epaf(见下文). EPAF程序对下列行动是强制性的:
- 重新聘请一名研究生助理担任同样的职位
- 重新聘用一名研究生助理到不同的职位(无论是在最初的招聘部门还是在其他部门)
- 调整研究生助理的工资(津贴)
- 终止一个研究生助理的工作记录
- 解聘研究生助理
请给研究生助理EPAFs足够的时间在适当的提交截止日期前进行审查和批准.
您必须遵守工资单时间表的所有提交截止日期. 使用工资单时间表来确定何时必须提交招聘文书工作(无论是硬拷贝还是EPAF操作).
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